A széf, páncélszekrény papíralapú dokumentumok biztonságos tárolására alkalmas.
Noha a számítógépek korát éljük, a papíralapú adminisztráció még mindennapjaink szerves részét képezi. A különböző szerződések, levelek, értesítések, számlák, bizonylatok java része ma is papíralapú dokumentum. Bár az elektronikus adatok egyre inkább teret hódítanak a papíron történő kommunikáció nagyon is élő gyakorlat.
Mind magánéletünkben, mind munkánkkal kapcsolatban számos papíralapú dokumentumot kezelünk.
Ezen dokumentumok egy része kiemelt figyelmet igényel, hiszen eltűnésük vagy megsemmisülésük esetén csak nehezen, egyáltlán nem, vagy nem megfelelő idő alatt, illetve nem kalkulált költségekkel pótolhatók.
Magánszemélyként a szerződések, értékpapírok, gépjármű törzskönyvek, vagy például az útlevelek és születési anyakönyvi kivonatok a legfontosabbak.
Vállalkozásának, képviselt cégének pedig valószínűleg a működéshez szükséges, vagy különböző ügyleteket és megállapodásokat igazoló dokumentumok eltűnése vagy megsemmisülése okozna nagy problémát.
Papíralalpú dokumentumainkra sokféle veszély leselkedik. Attól függően, hogy milyen dokumentumról beszélünk a különböző típusú veszélyek eltérő mértékű fenyegetést jelentenek ugyan, de számolni minden iratnál kell velük.
A felügyelet nélkül hagyott dokumentumokhoz illetéktelenek férhetnek hozzá, az iratot ellophatják, így az információval visszaélhetnek.
A dokumentumok másik legnagyobb ellensége a magas hőmérséklet. A papíralapú dokumentumok 170°C körüli hőmérséklet esetén már károsodnak.
A vízzel való érintkezés szintén az iratok használhatatlanná válását eredményezheti.
Ahhoz hogy biztonságban tudja iratait a legkézenvekfőbb megoldás tűzálló dokumentumtároló széf használata. A bezárható tűzálló széfben tárolt iratok védelmet kapnak az illetéktelen hozzáféréssel és a külső behatások által okozott károkkal szemben.
Attól függően, hogy milyen dokumentumkezeléshez szokott hozzá, mit kedvel, vagy cégénél milyen irattárolási megoldást részesítenek előnyben, különböző módszerekkel és irattárolási eszközökkel találkozhat.
A legtöbb dokumentum A/4-es (21 x 29,7 cm), vagy kisebb méretű. Az ilyen iratok tárolására alapvetően két tárolási módszert használnak. A dokumentumokat álló iratrendezőkbe vagy függesztve tárolható mappákba fűzik le.
A tűzálló irattároló széfekben és páncélszekrényekben az álló iratrendezők könnyen elhelyezhetők az alapkivitelben polcokkal rendelekező széfben.
A függőmappák tárolása speciális belső kialakítást igényel. A polcok helyett itt a mappákat tartó keretre van szükség.
Noha nyílószárnyas kivitelú széfekben is kialakítható függőmappa tartó keret, ha az iratok többsége függőmappákban van, érdemes fiókos tűzálló függőmappa-tároló széfet választani.
Akár magánszemélyként akar gondoskodni személyes dokumentumai védelméről, akár egy céget képviselve kell megoldania a biztonságos tárolást az iratok mennyiségével számolnia kell.
Először is vegye számba, hogy milyen típusú dokumentumok tárolásáról kell gondoskodnia és milyen iratrendezési módot használ.
Készítsen leltárt a már meglévő iratok mennyiségéről. Becsülje meg, hogy ez a biztonságosan tárolandó mennyiség várhatóan milyen ütemben fog bővülni a jövőben.
Hüvelykujj szabályként a legszerencsésebb olyan kapacitású tűzálló irattároló széfet választania amelynek kapacitását a jelenlegi dokumentum mennyiség maximum 75%-ban tölti ki. A dokumentum mennyiség átlagos növekedési ütemét feltételezve az így kiválasztott széf kapacitása még hosszú ideig elegendő lesz.
A megfelelő kapacitású dokumentumtároló széf kiválasztásához a technikai paraméterek között találja, hogy az adott típusú irattároló eszközből mennyi tárolható egy-egy széfben.
A széf kiválasztandó méretére vonatkozó tanács, miszerint mindig érdemes az eredetileg elgondolt méretnél eggyel nagyobbat választani, itt is érvényes.
Használati szempontból sok múlik azon, hogy a tűzálló iratttároló széf milyen belső kialakítással rendelkezik.
A fiókos függőmappa-tároló széfekben csak függeszthető mappák tárolhatók rendeltetésszerűen.
Ennél rugalmasabban használhatók a nyílószárnyas tűzálló széfek és páncélszerkények. Bár az alapfelszereltséget jelentő polcokon csak álló iratrendezők, vagy fektetett dokumentumok tárolhatók,
a különböző opcionális kiegészítők, mint például a fix- és kihúzható függőmappa tartó keretek segítségével függőmappák is rendezetten kezelhetők.
Egy nyílószárnyas tűzálló széfben az álló, fekvő és függő iratrandezők és mappák vegyesen is használhatók, feltéve, hogy a széf belső méretei és kapacitása erre lehetőséget ad.
A tűzálló széf kiválasztása előtt alaposan gondolja végig, hogy milyen belső kialakításra van szüksége dokumentumai rendezett tárolásához.
Termékkatalógus